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Projektmanagement-Systeme

Schluss mit Mails, Zetteln und Zuruf. Ein System, in dem Ihr Team jeden Tag arbeitet.

Wir bringen Struktur in Ihre Abläufe und richten Ihnen ein bestehendes System wie ClickUp ein, mit Prozessvorlagen, Automatisierungen und Schulung, bis es Routine ist. Ab dann arbeitet Ihr Betrieb mit Daten statt aus dem Bauch.

Kostenloses Erstgespräch So läuft es ab

Einrichtung ab ca. 6.000 €, fester Projektpreis nach der Analyse

Für wen

Für Betriebe, die Struktur brauchen. Der erste Schritt zu Abläufen, die ohne Nachfragen laufen.

Ein Projektmanagement-System ist der Anfang. Wer schon mit festen Abläufen arbeitet und merkt, dass Standard-Software sie nur halb abbildet oder mit dem Team teurer wird, ist bei eigener Software richtig.

Passt zu Ihnen, wenn …

  • Aufgaben per Mail, Zettel und Zuruf verteilt werden.
  • der Stand eines Projekts nur auf Nachfrage zu erfahren ist.
  • Wissen in einzelnen Köpfen steckt und jeder anders arbeitet.
  • Sie Ihren Betrieb künftig nach Zahlen steuern wollen und es dafür noch keine Auswertung gibt.

Schon weiter, wenn …

  • Ihre Abläufe stehen und Ihr Team mit festen Tools arbeitet.
  • Lizenzen je Kopf oder Nutzungslimits mit dem Wachstum teurer werden.
  • Sie Ihre Abläufe dem Tool anpassen, statt umgekehrt.
Dann ist eigene Software der nächste Schritt

Wo es hakt

Wo es im Alltag hakt. Und wie es mit System aussieht.

Wählen Sie den Bereich, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet. So sieht er heute oft aus, und so mit einem eingerichteten System.

Heute

  • Niemand weiß genau, wer was macht.
  • Aufgaben kommen per Mail, Telefon und Zuruf und fallen durch.
  • Fristen werden knapp, weil sie nur im Kopf stehen.
  • Aufgaben zu verteilen kostet jedes Mal ein Gespräch.

Mit eingerichtetem System

  • Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und ein Datum.
  • Eingehende Mails werden automatisch zu Aufgaben.
  • Das System erinnert vor jeder Frist.
  • Sie verteilen Aufgaben mit zwei Klicks.

Die vier Bausteine

Fehlt einer, trägt das System nicht.

Ein Projektmanagement-System funktioniert erst, wenn Tool, Aufbau, Abläufe und Gewohnheiten zusammenpassen. Wir richten alle vier ein.

  • 01

    Tool

    Das Tool ist das Fundament. Wir wählen es mit Ihnen aus oder richten das ein, das Sie schon nutzen.

  • 02

    Aufbau

    Bereiche, Listen und Rechte bilden Ihren Betrieb ab. Ohne bewussten Aufbau bleibt das Tool eine Sammlung von Funktionen.

  • 03

    Abläufe

    Vorlagen halten fest, wie Ihr Betrieb arbeitet. Jeder Schritt ist beschrieben, wiederkehrende Schritte laufen automatisch.

  • 04

    Gewohnheiten

    Nutzt das Team das System nicht täglich, bleibt alles Theorie. Deshalb schulen wir nach Rollen und bleiben dran, bis es Routine ist.

Ablauf

Fünf Schritte bis Ihr Team im System arbeitet.

Schritt 1 · Bauplan

Wir schreiben auf, wie Ihr Betrieb arbeitet.

Wir sehen uns Ihre Abläufe, Engpässe und Tools an. Daraus entsteht ein Bauplan, der festlegt, was das System abbilden muss.

  • Abläufe, Rollen und Engpässe erfasst
  • Aufbau, Vorlagen und Standards festgelegt
  • Fester Projektpreis für die Einrichtung

Schritt 2 · Einrichtung

Aus dem Bauplan wird Ihr System.

Wir richten Bereiche, Listen und Rechte ein, legen Prozessvorlagen an und hängen Automatisierungen an, etwa Mails, die zu Aufgaben werden.

  • Aufbau nach Ihrem Betrieb
  • Vorlagen für wiederkehrende Abläufe
  • Automatisierungen und Dashboards

Schritt 3 · Umzug

Laufende Arbeit zieht mit um.

Wir übertragen Ihre laufenden Projekte, Aufgaben und Dokumente ins neue System. Danach arbeitet Ihr Team nur noch an einem Ort.

  • Projekte strukturiert übertragen
  • Laufende Arbeit ohne Unterbrechung
  • Ein klarer Stichtag für den Wechsel

Schritt 4 · Schulung

Wir schulen, bis es Routine ist.

Ein System wirkt erst, wenn das Team es jeden Tag nutzt. Wir schulen auf mehreren Wegen und zugeschnitten auf jede Rolle.

  • Videokurs zum Lernen im eigenen Tempo
  • Live-Schulungen für das ganze Team
  • Einzeltermine für offene Fragen

Schritt 5 · Betreuung

Das System wächst mit Ihrem Betrieb.

Nach dem Start sehen wir uns an, wie das System im Alltag genutzt wird, und passen es an, wenn sich Abläufe ändern.

  • Auswertung der Nutzung im Alltag
  • Anpassung bei neuen Abläufen
  • Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Fallbeispiele

So arbeitet Homeier Solutions heute mit ClickUp.

Kevin Steinmann Geschäftsführer, Homeier Solutions [VIDEO FALLBEISPIEL HOMEIER FOLGT]

Agentur · Projektmanagement in ClickUp

Homeier Solutions

„Heute haben wir volle Transparenz, klare Prozesse und eine echte Single Source of Truth."

Kevin Steinmann, Geschäftsführer
Ausgangslage
Starkes Wachstum mit mehr Mitarbeitenden, mehr Projekten und mehr Komplexität, aber kein funktionierendes Projektmanagement.
Eingerichtet
Ein zentrales System in ClickUp, zugeschnitten auf die Agentur. Alle laufenden Projekte sind umgezogen, das Team ist nach Rollen geschult.
Ergebnis
Alle Projekte an einem Ort, klare Prozesse und eine Struktur, die mit dem Team mitwächst.

Was sich ändert

Was Sie nach der Einführung sehen. Im Team und in den Zahlen.

  • Überblick für Team und Leitung

    Jeder sieht seine Aufgaben. Sie sehen den Stand aller Projekte, ohne nachzufragen.

  • Wachstum ohne Durcheinander

    Neue Projekte und neue Leute kommen dazu, die Struktur bleibt dieselbe.

  • Abläufe, die mit jedem Durchlauf besser werden

    Vorlagen halten fest, was funktioniert. Engpässe zeigen sich im System, bevor sie teuer werden.

  • Delegieren ohne Rückfragen

    Die Anleitung steht in der Aufgabe, dort, wo die Arbeit anfällt. Jeder weiß, was wann zu tun ist.

  • Zahlen statt Bauchgefühl

    Dashboards zeigen Auslastung, Fristen und Fortschritt. Mit der Zeiterfassung im System sehen Sie, wie lange Abläufe dauern, und haben die Grundlage für die Rentabilität Ihrer Projekte.

  • Außerdem

    • Schnellere Einarbeitung
    • Weniger Handarbeit
    • Fristen im Blick
    • Gleichbleibende Qualität
    • Apps für Handy und Desktop
    • Ein Ort für alle Projekte

Wo ein fertiges System aufhört

  • Rentabilität rechnen Sie selbst Projektpreise, Kosten und Rechnungen liegen nicht im System. Diese Zahlen tragen Sie von Hand dazu und rechnen die Rentabilität selbst aus.
  • Der Vertrieb läuft woanders Anfragen, Kunden und Angebote liegen in den meisten Betrieben in einem eigenen CRM. Das Aufgabentool sieht davon nichts.
  • Liquidität sehen Sie in der Buchhaltung Offene Rechnungen und fällige Zahlungen stehen in einem anderen Programm als Ihre Projekte.
Alles an einem Ort: eigene Software

Häufige Fragen

Was Kunden uns zur Einführung fragen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von der Größe Ihres Teams und der Zahl Ihrer Abläufe ab. Kleinere Einrichtungen stehen in wenigen Wochen, größere führen wir in Etappen ein. Nach der Analyse bekommen Sie einen festen Zeitplan.

Was kostet die Einrichtung?

Ab ca. 6.000 €. Nach der Analyse bekommen Sie einen festen Projektpreis und zahlen in Monatsraten, je Phase oder auf einmal. Die Lizenzkosten des Tools kommen hinzu.

Muss es ClickUp sein?

Nein. ClickUp richten wir am häufigsten ein. Arbeiten Sie schon mit einem anderen Tool, prüfen wir in der Analyse, ob es Ihre Abläufe trägt.

Wann ist eine eigene Software die bessere Wahl?

Wenn Ihr Ablauf in kein Standardtool passt, mehrere Tools erst zusammen das Ganze abdecken oder die Lizenzen mit Ihrem Team teurer werden. Dann bauen wir eine eigene Software, die zu Ihrem Betrieb passt. Mehr zu eigener Software →

Braucht mein Team Vorkenntnisse?

Nein. Wir schulen nach Rollen, mit Videokurs, Live-Schulung und Einzelterminen. Auch neue Mitarbeitende arbeiten sich mit den Vorlagen schnell ein.

Was passiert mit unseren bisherigen Daten?

Laufende Projekte, Aufgaben und Dokumente ziehen mit um. Wir legen einen Stichtag fest, ab dem Ihr Team nur noch im neuen System arbeitet.

Was passiert nach der Einführung?

Wir bleiben ansprechbar, passen das System an, wenn sich Abläufe ändern, und schulen neue Mitarbeitende.

Wie gehen Sie mit Datenschutz um?

Wir arbeiten DSGVO-konform, achten bei der Tool-Auswahl auf den Datenschutz und schließen die nötigen Verträge zur Auftragsverarbeitung ab.

Erstgespräch

Organisieren Sie Ihr Team mit einem System, das mitwächst.

Nicht mehr von Tool zu Tool springen. Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie Ihr Team heute arbeitet, und zeigen, wie Ihr System aussehen kann.

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30 Minuten, kostenlos