Referenzen

Systeme, Automatisierungen und eigene Software, gebaut für echte Betriebe.

Von der Buchhaltung bis zur Palliativversorgung: Hier sehen Sie, was wir für unsere Kunden eingerichtet, automatisiert und gebaut haben. Mit Ausgangslage, Lösung und dem, was heute anders läuft.

Fallstudien ansehen Alle Projekte nach Leistung

17 Projekte und Bausteine auf dieser Seite
11 automatisierte Abläufe in den Fallstudien
4 Kunden, die meisten mit mehreren Projekten
6 Branchen, von Agentur bis Palliativversorgung

Unter anderem für diese Auftraggeber:

Homeier Solutions

Buchprofi

AmaCura Palliativnetz

Dazu ein Therapiezentrum, eine Unternehmensgruppe aus Pflege und Therapie und eine Akademie für Palliative Care.

Drei Leistungen. Und so verteilen sich unsere Projekte darauf.

Die meisten Kunden starten mit einer Leistung und nehmen die nächste dazu. Gezählt sind alle Projekte und Bausteine auf dieser Seite.

Klick-Entwurf

Kursbuchung Palliative Care

Kurs gewählt
Angaben
Rechnung

Platz buchen

5 Projekte und Bausteine Zur Leistung

Eigene Software & Apps Eigene Software für Abläufe, die kein fertiges Tool abdeckt: Portale, Bretter, Formulare.

AmaCura PalliativnetzTherapiezentrum in NorderstedtUnternehmensgruppe aus Pflege und TherapieAkademie für Palliative Care

Meine WocheFortschritt pro KundePrüfen

5 Projekte und Bausteine Zur Leistung

Projektmanagement-Systeme Bestehende Systeme wie ClickUp, eingerichtet für den Betrieb und mit Schulung fürs Team.

BuchprofiHomeier SolutionsAmaCura Palliativnetz

Partneraufnahme automatisch

Termin gebuchtsteht sofort im CRM

Vertrag digital unterschriebenkommt unterschrieben zurück

Willkommensmailmit allen Unterlagen Nächster Schritt

7 Projekte und Bausteine Zur Leistung

Prozessverbesserung Abläufe digital gemacht oder automatisiert, von der Mail bis zur digitalen Unterschrift.

BuchprofiAmaCura PalliativnetzTherapiezentrum in Norderstedt

Fallstudie 01

Buchprofi Buch- und Lohnbuchhaltung, Berlin

Ein Büro-System in ClickUp, das Mails von selbst zu Aufgaben macht.

Projektmanagement-SystemeProzessverbesserung

Ausgangslage: Der Inhaber arbeitete ohne System. Der Großteil seiner Arbeit sind individuelle Mandantenaufträge, die nirgends erfasst waren. Anfragen kamen per Mail und gingen im Postfach unter.
Lösung: Ein System in ClickUp mit vier Bereichen: Mandanten, Prozessbibliothek, CRM und Operativ. Vorlagen für Lohn, Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und drei Arten von Mandanten-Onboarding. Dazu Automatisierungen in n8n auf einem eigenen Server in Deutschland.
Ergebnis: Eingehende Mails liest eine KI und legt die Aufgabe beim richtigen Mandanten an. Für angeforderte Unterlagen entsteht eine Nachfass-Aufgabe mit Rücklauf-Datum. Je Mandant sieht er auf einen Blick, wo die Sache steht.

Werkzeuge ClickUp n8n KI-Modell aus der EU E-Mail-Postfach

app.clickup.com

Mandanten Meine Woche Meine WocheFortschritt pro KundePrüfen

In Arbeit 3

Lohnabrechnung Monat Mandant A Vorlage

Finanzbuchhaltung Quartal Mandant B Vorlage

Jahresabschluss vorbereiten Mandant C Vorlage

Nachfassen 2

Unterlagen angefordert: 3 Punkte Mandant D Rücklauf

Belege für Lohn fehlen Mandant A Rücklauf

Neue Mail an das Büro-Postfach Anliegen erkannt: Unterlagen für den Jahresabschluss Aufgabe bei Mandant C angelegt

Fallstudie 02

AmaCura Palliativnetz SAPV-Koordinierung, Norderstedt

Partneraufnahme vom ersten Termin bis zum unterschriebenen Vertrag, als fester Ablauf.

Prozessverbesserung

01 Termin gebucht Der Partner bucht sein Erstgespräch online und steht sofort im CRM. automatisch
02 Erstgespräch Das Gespräch führt die Geschäftsführerin selbst. Geschäftsführerin
03 Vertrag digital unterschrieben Der Vertrag geht digital raus und kommt unterschrieben zurück. automatisch
04 Partner aktiv Status, Vertrag und Zertifikat stehen am Datensatz. automatisch
05 Willkommensmail Mit allen Unterlagen, die ein neuer Partner braucht. automatisch
06 Erinnerung zum Jahrestag Ein Jahr später meldet sich das System von selbst. automatisch

Ausgangslage: Über 20 Partner, jedes Jahr 15 bis 20 neue. Die Aufnahme lief jedes Mal anders, ohne zentrales System und komplett über die Geschäftsführerin.
Lösung: Ein fester Weg von der Terminbuchung bis zum digital unterschriebenen Vertrag. Dazu ein Partner-CRM, ein Formular für Fachkräfte und Nachweise, eine Willkommensmail mit allen Unterlagen und eine Erinnerung zum Jahrestag.
Ergebnis: Die Geschäftsführerin führt nur noch das Erstgespräch. Status, Ablage, Willkommensmail und Jahreserinnerung erledigt das System.

Baserow

Partner-CRM Ansicht: Aufnahme

PartnerStatusVertrag

PN Pflegedienst Nord Aktiv PDF am Datensatz

HW Hospizdienst West Vertrag versendet Wartet auf Unterschrift

HS Hausarztpraxis Süd Termin gebucht Erstgespräch offen

Willkommensmail versendet Pflegedienst Nord

Werkzeuge, alle in Konten des Kunden

n8n Cal.com DocuSign Baserow Tally Microsoft 365

Fallstudie 03

„Heute haben wir volle Transparenz, klare Prozesse und eine echte Single Source of Truth.“

Kevin Steinmann Geschäftsführer, Homeier Solutions

Homeier Solutions Agentur

Projektmanagement in ClickUp für eine wachsende Agentur.

Projektmanagement-Systeme

Ausgangslage: Starkes Wachstum mit mehr Mitarbeitenden, mehr Projekten und mehr Komplexität, aber kein funktionierendes Projektmanagement.
Lösung: Ein zentrales Projektmanagement-System in ClickUp, zugeschnitten auf die Agentur. Alle laufenden Projekte sind umgezogen, das Team ist nach Rollen geschult.
Ergebnis: Volle Transparenz über Projekte, Team und Fortschritt, klare Prozesse und eine Struktur, die mit dem Team mitwächst.

Projekte ListeBoardKalender

Geplant Kickoff KundeBriefing anlegen

In Arbeit Konzept Phase 1Abstimmung TeamFreigabe einholen

Erledigt Projekt umgezogenRollen geschult

Fallstudien 04 und 05

Gerade in Arbeit: ein digitaler Vertrag und ein eigenes Aufgabenbrett.

Zwei Projekte aus Therapie und Pflege. Beide Kunden zeigen wir ohne Namen, bis sie es freigeben.

9:41

Behandlungsvertrag, Kasse Ihre Angaben NameMax MustermannKrankenkasseMusterkasse Unterschrift Praxis hat bereits unterschrieben Vertrag abschließen

Therapiezentrum in Norderstedt In Umsetzung

Der Behandlungsvertrag wird am Handy ausgefüllt und unterschrieben.

Patientinnen und Patienten scannen einen QR-Code am Empfang. Sie füllen den Vertrag für Kasse oder Privat am eigenen Handy aus und unterschreiben dort. Die Unterschrift der Praxis ist vorab gesetzt. Das fertige PDF geht an die Praxis, ein Exemplar an den Patienten.

QR-Code am Empfang
Digitale Unterschrift
Server in Deutschland

Leistung: Prozessverbesserung. Start im Praxisbetrieb ist für November geplant.

Aufgabenbrett

Firmen Alle Firmen Pflegedienst Therapiezentrum Bereiche BewerbungenPflichtnachweiseVerwaltung

Bewerbungen Startseite Leitung

Neu Pflegefachkraft Pflegedienst Ergotherapie Therapiezentrum

Gespräch Physiotherapie Therapiezentrum

Zusage Pflegehilfskraft Pflegedienst Nachweise prüfen Pflegedienst

Unternehmensgruppe aus Pflege und Therapie Entwurf bestätigt

Ein Aufgabenbrett für mehrere Firmen, mit einer Startseite je Rolle.

Ein Unternehmer führt mehrere Firmen. Statt eines Tools je Firma bekommt er eine eigene Software: Firma, Bereich und Brett, darüber eine Übersicht über alle Firmen. Bewerbungen und Pflichtnachweise der Mitarbeitenden laufen im selben System. Den Klick-Entwurf hat der Kunde bestätigt, die Nutzung im Alltag ist ab Februar 2027 geplant.

Alle Firmen in einer Ansicht
Startseite je Rolle
Pflichtnachweise im Blick

Leistung: Eigene Software & Apps

Automatisierungen

11 Abläufe, die ohne Handgriff laufen.

Jede Zeile ist ein eigener Ablauf aus den Fallstudien oben. Gebaut in n8n auf Servern in Deutschland, mit Fehler-Wache, damit ein Ausfall auffällt.

Buchprofi: 6
AmaCura: 5

Nr.AblaufKunde

00 Mandanten-IndexLiest Mandanten und Felder für alle anderen Abläufe. Buchprofi

01 Eingehende Mails werden AufgabenDie KI erkennt Anliegen und Mandant und legt die Aufgabe an. Buchprofi

02 Gesendete Mails werden Nachfass-AufgabenCheckliste je angefordertem Punkt, mit Rücklauf-Datum. Buchprofi

03 Fehler-WacheMeldet Fehler per Mail und startet Auslöser neu. Buchprofi

04 Fragen-AssistentBeantwortet Fragen zum Büro-System. Buchprofi

05 Wächter für das PostfachPrüft werktags regelmäßig, ob die Mail-Abläufe laufen. Buchprofi

01 Terminbuchung legt Partner-Anfrage anWer einen Termin bucht, steht sofort im Partner-CRM. AmaCura

02 Unterschriebener Vertrag macht Partner aktivVertrag und Zertifikat am Datensatz, Willkommensmail mit Unterlagen. AmaCura

03 Fehler-WacheMeldet, wenn ein Ablauf hängt. AmaCura

04 Wiedervorlage zum JahrestagErinnert zum Jahrestag jeder Partnerschaft. AmaCura

05 Formular für Fachkräfte und NachweisePrüft die Eingaben und löscht sie danach im Formular-Tool. AmaCura

Alle Projekte

Jedes Projekt und jeder Baustein, nach Leistung sortiert.

Im Einsatz

Büro-System in ClickUp

Buchprofi

Vier Bereiche: Mandanten, Prozessbibliothek, CRM, Operativ. Mit den Ansichten „Meine Woche“, „Fortschritt pro Kunde“ und „Prüfen“.

Projektmanagement-Systeme ClickUp
Im Einsatz

Vorlagen für jede Mandatsart

Buchprofi

Lohn, Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss bis zur Übergabe und drei Arten von Mandanten-Onboarding als fertige Vorlagen.

Projektmanagement-Systeme ClickUp
n8nKI Im Einsatz

Mails werden zu Aufgaben, mit KI

Buchprofi

Eine KI liest das Büro-Postfach, erkennt Anliegen und Mandant und legt die Aufgabe in der richtigen Akte an.

Prozessverbesserung n8n, KI
n8n Im Einsatz

Nachfassen bei angeforderten Unterlagen

Buchprofi

Aus jeder gesendeten Anforderung wird eine Aufgabe mit Checkliste je Punkt und Rücklauf-Datum.

Prozessverbesserung n8n, ClickUp
n8n Im Einsatz

Fehler-Wache und Postfach-Wächter

Buchprofi

Meldet Fehler per Mail und startet stehengebliebene Abläufe werktags von selbst neu.

Prozessverbesserung n8n
Im Einsatz

Projektmanagement in ClickUp

Homeier Solutions

Ein zentrales System für alle Projekte der Agentur. Alle laufenden Projekte sind umgezogen.

Projektmanagement-Systeme ClickUp
Im Einsatz

Schulung nach Rollen

Homeier Solutions

Das Team ist je Rolle geschult, damit jeder weiß, was er wo pflegt.

Projektmanagement-Systeme ClickUp
n8nDocuSign Im Einsatz

Partneraufnahme bis zum Vertrag

AmaCura Palliativnetz

Terminbuchung, digitaler Vertrag, Willkommensmail mit Unterlagen: ein fester Ablauf für jeden neuen Partner.

Prozessverbesserung n8n, DocuSign
Baserow Im Einsatz

Partner-CRM

AmaCura Palliativnetz

Alle Partner mit Status, Vertrag und Abschlusszertifikat am Datensatz.

Projektmanagement-Systeme Baserow
Tallyn8n Im Einsatz

Formular für Fachkräfte und Nachweise

AmaCura Palliativnetz

Partner reichen Fachkräfte und Nachweise per Formular ein. Die Daten landen geprüft im CRM.

Prozessverbesserung Tally, n8n
n8n Im Einsatz

Erinnerung zum Jahrestag

AmaCura Palliativnetz

Zum Jahrestag der Partnerschaft entsteht von selbst eine Wiedervorlage.

Prozessverbesserung n8n
Entwurf

Wissens- und Partnerplattform

AmaCura Palliativnetz

Eine Plattform für Wissen, Abläufe und Partner. Der Klick-Entwurf steht.

Eigene Software & Apps Eigenbau
DocuSeal In Umsetzung

Digitaler Behandlungsvertrag

Therapiezentrum in Norderstedt

Vertrag für Kasse und Privat per QR-Code am Handy ausfüllen und unterschreiben.

Prozessverbesserung DocuSeal
In Umsetzung

Warteliste als eigene App

Therapiezentrum in Norderstedt

Eine eigene App für die Warteliste der Praxis. Gebaut, die Einführung ist in Vorbereitung.

Eigene Software & Apps Eigenbau
Entwurf

Aufgabenbrett für mehrere Firmen

Unternehmensgruppe aus Pflege und Therapie

Firma, Bereich und Brett, dazu eine Übersicht über alle Firmen und eine Startseite je Rolle.

Eigene Software & Apps Eigenbau
Entwurf

Bewerbungen und Pflichtnachweise

Unternehmensgruppe aus Pflege und Therapie

Bewerbungen und Nachweise der Mitarbeitenden im selben System wie die Aufgaben.

Eigene Software & Apps Eigenbau
Entwurf

Kursbuchung und Teilnehmerportal

Akademie für Palliative Care

Buchung, Teilnehmerportal und Rechnungen für eine Weiterbildungsakademie. Konzept und Klick-Entwurf stehen.

Eigene Software & Apps Eigenbau

Werkzeuge aus diesen Projekten

Wir nehmen, was zum Betrieb passt. Die Konten gehören dem Kunden.

ClickUp
n8n
Baserow
Cal.com
DocuSign
DocuSeal
Tally
KI-Modelle aus der EU
Microsoft 365
Eigene Server in Deutschland

Erstgespräch

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