PROZESSVERBESSERUNG
Weniger Abtippen, weniger Handgriffe. Was sich wiederholt, läuft von selbst.
Abtippen, Weiterleiten, Ablegen, Nachfassen: Viele Aufgaben folgen jeden Tag denselben Regeln und kosten trotzdem Stunden. Genau die digitalisieren und automatisieren wir, auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Ein überschaubares Projekt mit festem Preis.
WORAN SIE ES MERKEN
Kommt Ihnen das bekannt vor? Daran erkennen Sie Handarbeit, die von selbst laufen kann.
- 01
Formulare auf Papier
Verträge, Aufnahmebögen und Checklisten werden ausgedruckt, ausgefüllt, eingescannt und abgelegt.
- 02
Daten doppelt pflegen
Dieselben Kundendaten landen von Hand in CRM, Tabelle und Buchhaltung.
- 03
Copy & Paste zwischen Tools
Informationen werden zwischen Mail, Formular und System hin und her kopiert.
- 04
Anfragen gehen unter
Anfragen bleiben im Postfach liegen, bis jemand Zeit findet.
- 05
Fehler durch Handarbeit
Ein Zahlendreher im Betrag, eine vergessene Frist. Solche Fehler fallen oft erst auf, wenn sie Geld kosten.
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Status nur auf Nachfrage
Ob der Vertrag unterschrieben ist, weiß nur, wer gerade nachsieht.
BEISPIELE, DIE WIR AUTOMATISIEREN
Von der Anfrage bis zur Rechnung. Jeder Schritt, der sich wiederholt, kann von selbst laufen.
Sechs Beispiele von vielen. Folgt ein Ablauf festen Regeln und wiederholt er sich, lässt er sich automatisieren, in jedem Bereich und mit fast jedem Tool. Wir bauen den Workflow so, wie Ihr Ablauf heute läuft, von A bis Z.
- WENN Anfrage über das Website-Formular
- DANN Kontakt im CRM anlegen
- DANN Zuständigen zuweisen
- DANN Termin-Link per Mail senden
- DANN Team im Chat informieren
- WENN Mail eines Mandanten kommt an
- DANN KI erkennt Anliegen und Mandatsart
- DANN Aufgabe aus passender Vorlage anlegen
- DANN Frist für fehlende Unterlagen setzen
- DANN Mail und Anhänge an die Aufgabe hängen
- WENN Auftrag steht im CRM auf „Gewonnen“
- DANN Auftragsbestätigung aus Vorlage erstellen
- DANN Rechnung in der Buchhaltung anlegen
- DANN Rechnung an den Kunden senden
- DANN Zahlung prüfen, sonst erinnern
- WENN Rechnung kommt per Mail rein
- DANN KI liest Lieferant und Betrag aus
- DANN Beleg benannt im Ordner ablegen
- DANN An die Buchhaltung übergeben
- DANN Bei Abweichung Bescheid geben
- WENN Kunde schreibt per WhatsApp
- DANN KI erkennt Anliegen und Dringlichkeit
- DANN Ticket mit Zuständigem anlegen
- DANN Zuständigen benachrichtigen
- DANN Antwortentwurf vorbereiten
- WENN Jeden Montag um 8 Uhr
- DANN Zahlen aus dem CRM holen
- DANN Projektstände zusammenführen
- DANN Report automatisch erstellen
- DANN Zusammenfassung an die Geschäftsführung senden
- Von A bis Z gebaut Mit n8n und KI bauen wir jeden Workflow, den Ihre Tools hergeben. Er läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland.
- Überwacht im Betrieb Läuft etwas schief, bekommen wir eine Meldung und beheben den Fehler.
- Dokumentiert übergeben Jeder Workflow ist beschrieben. Sie wissen jederzeit, was automatisch passiert.
Jeder Ablauf, von A bis Z. Was sich wiederholt, lässt sich digital lösen.
Ein paar Beispiele aus dem AlltagKI-AGENTEN
Wo Regeln nicht reichen, übernimmt ein KI-Agent.
Viele Abläufe folgen festen Regeln. Andere beginnen mit einer Mail, einem Beleg oder einer Notiz, die erst verstanden werden muss. Dafür bauen wir KI-Agenten.
Versteht Inhalte. Und erledigt den nächsten Schritt.
Ob Mail, Beleg, Chatnachricht oder Gesprächsnotiz: Der Agent erfasst den Inhalt, ordnet ihn ein und legt los. Wo es zählt, gibt Ihr Team frei.
- Eingänge sortieren
- Dokumente prüfen
- Anfragen beantworten
- Recherchieren
- Zusammenfassen
- Daten abgleichen
Guten Morgen, anbei die Belege für Februar. Können Sie die Lohnabrechnung für März vorziehen? Wir bräuchten sie bis Freitag. Danke!
ABLAUF
Vom ersten Gespräch zum laufenden Ablauf. Den Preis kennen Sie, bevor wir bauen.
01 / 04
- 01
Analyse
Wir sehen uns Ihren Ablauf an und finden die Schritte, die sich wiederholen und am meisten Zeit kosten.
ERGEBNIS Der Ablauf, der sich lohnt
- 02
Konzept
Wir legen fest, was digital wird, welche Tools wir verbinden und was automatisch passiert.
ERGEBNIS Ein fester Preis
- 03
Umsetzung
Wir bauen den Ablauf und testen ihn mit echten Daten, bevor er in den Alltag geht.
ERGEBNIS Ein getesteter Ablauf
- 04
Betrieb
Wir überwachen den Ablauf und passen ihn an, wenn sich bei Ihnen etwas ändert. Neue KI-Funktionen, die Ihnen Arbeit abnehmen, schlagen wir von selbst vor.
ERGEBNIS Läuft im Alltag
ERGEBNIS
Was sich für Sie ändert. Ihr Team gewinnt Zeit für die eigentliche Arbeit.
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Nichts liegt mehr auf Papier.
Verträge und Formulare kommen digital zurück, unterschrieben und abgelegt.
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Weniger Handarbeit.
Wiederkehrende Schritte erledigen sich selbst, Ihr Team gewinnt Zeit.
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Keine Anfrage geht verloren.
Jede Anfrage landet sofort im richtigen System und bei der richtigen Person.
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Daten sind überall gleich.
Eine Änderung wird automatisch in jedes angebundene Tool übernommen.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zu Digitalisierung und Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisieren und Automatisieren?
Digitalisieren heißt: Ein Ablauf, der heute auf Papier läuft, wird digital, etwa ein Formular mit Unterschrift am Handy. Automatisieren heißt: Ein Ablauf, der schon gut läuft, aber von Hand, erledigt sich künftig von selbst. Oft machen wir erst das eine, dann das andere.
Was kostet ein Projekt?
Ein einzelner Ablauf kostet je nach Umfang ca. 400 bis 3.000 €. Nach der Analyse bekommen Sie einen festen Preis. Bezahlen können Sie in Monatsraten, je Projektphase oder auf einmal.
Mit welchen Tools funktioniert das?
Mit den meisten gängigen Tools, die eine Schnittstelle haben, etwa CRM, Mail, Kalender, Formulare, Buchhaltung und Projektmanagement-Systeme wie ClickUp.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meist nicht. Wir verbinden zuerst die Tools, die Sie schon nutzen, und ergänzen nur, wo es nötig ist.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Wir richten Benachrichtigungen ein, damit Fehler sofort auffallen, und kümmern uns im Rahmen der Betreuung um die Behebung.
Sind unsere Daten sicher?
Ja. Ihre Workflows laufen auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Wir schließen die nötigen Verträge zur Auftragsverarbeitung ab und geben nur die Daten weiter, die ein Ablauf braucht.
Können wir Abläufe später selbst ändern?
Ja. Wir dokumentieren jeden Ablauf und zeigen Ihrem Team die wichtigsten Stellschrauben.
ERSTGESPRÄCH
Welche Aufgabe erledigen Sie jeden Tag von Hand? Wir zeigen Ihnen, wie sie von selbst läuft.
Nach 30 Minuten wissen Sie, ob Ihr Ablauf digital werden, von selbst laufen oder so bleiben sollte.